云南省昆明市农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理工作细则(试行)
作者:云南省昆明市档案局 昆明市农业局   发布时间:2018-12-02   来源:昆明市档案局网站   浏览次数:333

昆档联发〔2015〕3号

为切实做好农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理工作(以下简称农村土地确权登记档案管理工作),根据《云南省农业厅、云南省档案局关于印发农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法的通知》及《云南省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办》文件精神,结合我市农村土地确权登记档案管理工作的实际情况,特制定本规定,请有关单位遵照执行:

一、农村土地确权登记档案的工作原则

市县两级农业局、档案局要高度重视农村土地确权登记档案管理工作,坚持五项原则:即统一领导、分级负责、集中保管、同步进行、规范运作的原则。

1.昆明市档案局会同昆明市农业局负责制定本行政区域内农村土地确权登记档案管理工作的标准要求,对县(市、区)农村土地确权登记档案管理工作进行业务指导,接收县级档案馆移交的农村土地确权登记档案数据库及管理信息系统电子文件及其元数据,组织做好农村土地确权登记档案的专项验收工作。

2.市属县(市、区)档案局负责对辖区内农村土地确权登记档案管理工作进行业务指导,在工作中要及时跟进,随时掌握情况,派出工作人员现场解决问题,充分发挥监督指导作用;要建立健全农村土地确权登记档案管理各项规章制度,在农村土地确权登记档案资料查阅利用时,应免费向利用者提供,并做好利用农村土地确权登记档案详细登记和利用效果的汇编;按规定接收县农业局移交的农村土地确权登记档案并将农村土地确权登记档案数据库及管理信息系统电子文件及其元数据向昆明市档案馆移交。

3.市属县(市、区)农业局是农村土地确权登记档案管理主体,农村土地确权登记档案收集、整理、编目、移交应由县(市、区)农业部门负责组织实施,并对文件形成、制成材料质量及其收集工作全面负责,保证农村土地确权登记档案完整齐全;负责收集各乡镇形成的农村土地确权登记档案,并做到规范统一;按规定及时向县(市、区)档案馆移交一套完整的农村土地确权登记档案原件。

4.各乡镇要成立农村土地确权登记档案管理工作领导小组,明确专人负责档案管理工作,制定档案管理工作制度及责任追究制度,实行档案安全领导负责制;负责收集中标单位形成的关于农村土地确权登记档案及辖区行政村关于农村土地确权登记档案工作。按规定及时向县(市、区)农业局移交一套完整的本乡镇形成的农村土地确权登记档案。

5.行政村要在档案行政管理部门指导下收集、整理、保管、移交农村土地确权登记档案及相关资料,对留存档案资料要保管安全。

二、农村土地确权登记档案收集

1.农村土地确权登记档案收集原则

文件材料的收集是农村土地确权登记档案整理的首要环节,也是确保农村土地确权登记档案完整的关键。农村土地确权登记文件材料的收集应做到“谁产生、谁收集、应收尽收”。

2.农村土地确权登记档案收集要求

(1)农村土地承包经营权确权登记颁证归档文件材料应为原件,需以复制件归档的,应由经办人核准,并说明理由,注明原件存放处。

(2)归档的农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料应当真实有效、信息完整、字迹工整、数字准确、图样清晰、签字盖章、日期等具有法律效力的标识完整齐备,书写、印制材料和载体符合档案保护要求。

(3)归档的非纸质材料,应当单独整理编目,并与纸质材料建立对应关系,配以相应的目录和说明。

录音、录像材料要保证载体的安全可靠性,电子文件和利用信息系统采集、贮存的数据以及航空航天遥感影像应当用不可擦写光盘等可靠方式保存。

照片和图片应有文字说明,标明时间、地点、人物和事由等要素。

(4)土地确权登记文件中涉及国家秘密、个人隐私以及法律规定不宜公开的内容,归档时应按国家有关法规标注。

三、农村土地确权登记文件材料的分类

农村土地确权登记档案作为一种专门业务档案,分为文书(综合)类、确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类,共四类。确权登记类又分为确权登记综合类及确权登记颁证类。

昆明市农村土地确权登记档案分类方法采用:年度——类别——保管期限

类别排列顺序:综合类、纠纷调处类、确权登记类、特殊载体类。

四、农村土地确权登记档案整理

1.整理标准

农村土地确权登记档案的整理标准执行《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)进行整理。

2.整理单位

以“件”为整理单位,进行文件级整理。这里的整理单位应为“自然件”(即单份文件),以下情况可视为“一件”:文件正本与不同稿本;正文与附件;正文与文件处理单;原件与复制件;转发文与被转发文;报表、名册、图册;来文与复文。

涉及农户个人材料的档案资料(确权登记颁证类),应为“一户一件”即一个农户所有的农村土地承包经营权档案资料为一件,材料包含:农户户籍资料、身份证复印件;农村土地承包经营权登记申请表;户主声明书;户主委托书;农村土地承包经营权摸底调查公示确认表;农村土地承包经营权勘界确权调查确认表;土地承包合同;变更材料(合户、分户协议等);农村土地承包经营权确权登记单户确认表;农村土地承包经营权空间位置图等。

3.文件的装订

件内排序:正文在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后;复函在前,来函在后。

文件材料的装订:以材料左上角为齐,采用不锈钢订书钉在文件的左侧角进行装订,若文件材料较厚可采用三孔一线在文件的左侧装订。

4.归档文件的排列请按附件2归档范围顺序排列。

5.归档文件的编号

编号项目包括:全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、件号。

(1)全宗号:县(市、区)农业局全宗号或者单独给全宗号。

(2)年度:指归档文件的形成年度。填写时,应采用公元纪年,以4位阿拉伯数字表示,不得简写。

(3)保管期限:分为永久、30年、10年三种,填写时直接写。

(4)机构(问题):按类别填写。

(5)件号:按文件排列从“1”开始标注。以“保管期限—年度—机构(问题)分类法”进行分类为例,件号应在同一保管期限、同一年度、同一类别内从“1”开始逐件流水编号。

(6)归档章格式:归档章的规格为长4.5厘米,宽1.6厘米,分为均匀的6格。

(7)盖章位置:归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白处;如果领导批示占用上述位置时,可将归档章盖在首页的其它空白位置,但以上端为宜。如果文件首页确无盖章位置或因材质无从盖章或重要文件须保持原貌的,也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。

(8)归档章的填写方法:填写归档章项目时,应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水,也可使用打号机打号。

6.归档文件的编目

按照分类、排列的结果,逐类、逐件编制目录,以系统、全面地提示归档文件的全貌。编目应以“件”为单位进行,在目录中的一件也只体现为一条条目。

(1)归档文件目录的项目

归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注项。其中“日期”即文件形成时间。填写时,以8位阿拉伯数字标注年、月、日,即前4位表示年,中间2位表示月,后2位表示日,月、日是1位数的,在数字前补0。如2015年5月29日标注为20150529。

“页数”即一件归档文件的总页数。用统一用阿拉伯数字在有图文正面的右上角、背面的左上角标注页号(自身有号码的文件不再编页号,对自身无页号的文件材料要补编页码)。

(2)归档文件目录的格式

归档文件目录

序号

档号

文号

责任者

题     名

日期

密级

页数

备注

归档文件目录,可横向打印。目录编制完后,要将分类方案的最低一级类目的所有目录装订成册,并编制目录封面。

7.数字化加工:县(市、区)农业行政主管部门、乡(镇、街道)、村(社区)应在县(市、区)级档案行政管理部门监督指导下对农村土地承包经营权确权颁证档案进行数字化加工。

8.归档文件的装盒

装盒时,应按分类方案将不同类别的归档文件装入不同的档案盒。即不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒,不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒,不同类形成的归档文件不应放入同一档案盒。

9.档案盒封面、脊背的填写

档案盒封面上有一条双横线,只需将单位全称或规范化简称填写在双横线上即可。单位名称可在制作档案盒时印制在封面上,也可刻制长条章盖印在上面。

档案盒封面、脊背上的项目包括全宗号、年度、保管期限、类别、件号。

全宗号填写阿拉伯数字。

年度填写盒内文件的形成年度,用4位阿拉伯数字表示。

保管期限用汉字填写“永久”、“30年”、“10年”。

类别填写分类方案中相应的类目名称。  

五、农村土地确权登记档案保管

市属各县(市、区)农业行政主管部门、乡(镇)人民政府、村民委员会要确保农村土地承包经营权确权登记颁证档案有专人管理、有专柜存放、有合适的保管场所,并采取规范防范措施,确保档案安全。

六、农村土地确权登记档案验收

农村土地确权登记档案文件材料要在确权登记颁证工作结束后30个工作日内完成整理归档工作,昆明市农业局与昆明市档案局组成农村土地确权登记档案验收组,对市属各县(市、区)农村土地确权登记档案工作进行验收,未通过档案专项验收的,不能进行农村土地承包经营权确权登记颁证工作的验收。

七、农村土地确权登记档案移交

对通过验收的农村土地承包经营权确权登记颁证档案,由市属县(市、区)农业局按相关规定60个工作日内移交同级国家档案馆保管,归档电子文件应复制一套留农业主管部门保管备查,移交应按规定办理交接手续

市属县(市、区)农村土地承包经营权确权登记工作中形成的包括明晰产权的所有实体文件材料及其配套的电子文件必须完整归档,并全部移交同级国家档案馆保管,归档电子文件应复制一套留农业主管部门保管备查,移交应按规定办理交接手续。

市属各县(市、区)档案局(馆)应与农业部门积极配合做好农村土地确权登记档案的移交接收工作。对农村土地确权登记档案不完整、不准确、不系统的要退回相关部门整改,再行审核后方能移交进馆。

昆明市农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料分类及归档范围和保管期限表

类别

归 档 范 围

保管期限

县级农业行政主管部门

1.成立县级土地确权登记颁证工作领导组织机构、工作小组及其职责分工文件材料

永久

2.县级人民政府、相关部门印发的关于土地确权登记颁证工作的意见、办法、通知等

永久

3.本县(市、区)土地确权登记颁证工作方案及上级机关批复

永久

4.各乡镇(街道)土地确权登记颁证工作方案及批复(或备案)

永久

5.上级机关对本县(市、区)及相关部门关于土地确权登记颁证工作请示的批复、批示

永久

6.上级机关普发的土地确权登记颁证工作政策性文件

30年

7.上级机关下发的需要贯彻执行的一般性文件

10年

8.上级机关、县级人民政府及相关部门召开的土地确权登记颁证工作会议通知、日程、讲话、交流材料、记录、纪要等文件材料

重要的永久一般的30年或

10年

9.土地确权登记颁证工作规划、计划、总结、汇报材料

永久

10.土地确权登记颁证工作调研、检查、指导文件材料、工作简报等

30年

11.土地确权登记颁证工作宣传、培训文件材料

30年

12.农村土地承包经营权确权登记颁证工作招标文件材料(包括招标公告、政府采购招标文件、资格审查文件、中标结果公示、合同、技术设计书等)

永久

13.土地承包经营权确权登记颁证工作成果验收材料

永久

记颁

记综合类

1.农村土地承包经营权调查出席指界通知书

30年

2发包方调查表

永久

3. 承包方调查表

永久

4. 承包地块调查表

永久

5. 农村土地承包经营权调查信息公示表

永久

6. 农村土地承包经营权公示结果归户表

永久

7. 农村土地承包合同

永久

8. 农村土地承包经营权证登记簿

永久

9. 地块分布图

永久

10. 地籍图

永久

11. 调查工作底图(调查草图)

永久

12.地块分布图(签章图)

永久

13.数字正射影像图

永久

14.承包地块影像图

永久

15.土地承包经营权证领取、发放(核发、补发、注销)登记表、花名册(需有领取人签字)

永久

16.权属来源材料:土地承包方案、承包合同、承包台帐、承包经营权证,土地承包合同变更、转让、解除、土地承包经营权变更、注销等文件材料

永久

17.农村土地承包经营权调查汇总表

永久

18.土地承包经营权空间位置图

永久

记颁

记颁

1.农户户籍资料、身份证复印件、委托书

永久

2.农村土地承包经营权登记申请书.

永久

3.现场勘察确认登记表

永久

4.农村土地承包经营权登记审批表

永久

5.农村土地承包经营权调查法人代表身份证明书

永久

6.农村土地承包经营权调查指界委托书

永久

7.农村土地承包经营权登记颁证申请书

永久

纠纷调处类

1.土地确权登记信访、纠纷调解、仲裁工作过程中形成的原始记录、调处、裁定文件、相关证明等

永久

1.村民小组地块分布图(公示图)、农村土地承包经营权调查信息公示表及公示影像材料

永久

2.上级机关领导视察、检查土地确权登记工作中形成的重要讲话、题词、照片、录音、录像材料

永久

3.土地确权登记工作中形成的会议、宣传、培训、操作现场、检查验收的照片、录音、录像材料

重要的30年一般的10年

4.农村土地承包经营权确权登记数据库及管理信息系统脱机备份光盘等

永久

乡镇(街道办事处)经办机构

1. 本乡镇(街道)成立土地确权登记颁证工作领导小组、工作小组文件材料

永久

2.本乡镇(街道)土地确权登记颁证工作方案

永久

3.本乡镇(街道)关于土地确权登记颁证工作有关问题、解决方案等的请示及上级机关批复

永久

4.上级机关普发的土地确权登记颁证工作方针、政策性文件、会议文件及需要贯彻执行的一般性文件材料

10年

5.本乡镇(街道)召开的土地确权登记颁证工作会议通知、日程、讲话、交流材料、记录、纪要、简报等文件材料

重要的永久一般的30年或

10年

6.本乡镇(街道)土地确权登记颁证工作调研、宣传、培训、指导、督促检查等文件材料

30年

7.本乡镇(街道)土地确权登记颁证工作验收、总结材料

永久

记颁

记综合类

1.农村土地承包经营权调查出席指界通知书

永久

2.权属来源材料:土地承包方案、承包合同、承包台帐、承包经营权证,土地承包合同变更、转让、解除、土地承包经营权变更、注销等文件材料

永久

3.农村土地承包经营权调查指界委托书

永久

4.发包方调查表

永久

5.承包方调查表

永久

6.承包地块调查表

永久

7.农村土地承包经营权调查信息公示表

永久

8.农村土地承包经营权公示结果归户表

永久

9. 农村土地承包经营权证登记簿

永久

10. 农村土地承包经营权确权登记宗地图

永久

11. 地块分布图

永久

12. 地籍图

永久

13. 土地承包经营权证领取、发放(核发、补发、注销)登记表、花名册(需有领取人签字)

永久

14.农村土地承包合同

永久

记颁

记颁

1.农户户籍资料、身份证复印件、委托书

永久

2.农村土地承包经营权调查法人代表身份证明书

永久

3.农村土地承包经营权登记颁证申请书

永久

纠纷调处类

1.土地确权登记信访、纠纷调解过程中形成的原始记录、调处文件、相关证明等

永久

1.上级机关领导视察、检查土地确权登记工作中形成的重要讲话、题词、照片、录音、录像材料

永久

2.土地确权登记工作中形成的会议、培训、宣传、操作现场、检查验收的照片、录音、录像材料

重要的

永久一般的10年

3.农村土地承包经营权确权登记数据库及管理信息系统脱机备份光盘等

永久

村民委员会

记颁

1.村民会议或村民代表会议关于土地承包确权问题的决议(意见)和会议记录

永久

2.成立土地确权登记颁证工作组和“议事会”、矛盾调处小组、指界小组等文件材料

永久

3.信息公示过程中村民反映问题登记、记录材料

永久

4.土地承包(转让)、土地确权登记纠纷调解文件材料

永久

5.土地确权登记颁证工作中形成的重要照片和声像材料

永久

6.承包地块调查表

永久

7.农村土地承包经营权证登记簿

永久

8.承包地块分布图(签章图复印件)

永久

记颁

1.农村土地承包经营权登记申请书

永久

2.农户户籍资料、身份证复印件

永久

3.户主声明书、户主委托书

永久

4.农村土地承包经营权摸底调查公示确认表

永久

5.农村土地承包经营权勘界确权调查确认表;

永久

6.土地承包合同

永久

7.变更材料(合户、分户协议等)

永久

8.农村土地承包经营权确权登记单户确认表

永久

9. 农村土地承包经营权空间位置图

永久

纠纷调处类

1.土地确权登记信访、纠纷调解过程中形成的原始记录、调处文件、相关证明等

永久

发文机构:昆明市档案局 昆明市农业局

发文时间:2015年12月21日


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